Bir kongrenin ya da kurumsal toplantının başarısı, katılımcıların salona zamanında ve yorulmadan ulaşmasıyla başlar. Kongre ve toplantı transferi hizmetimizde havalimanı karşılamadan otel–salon servislerine, konuşmacı araçlarından kapanış gecesi dönüşlerine kadar tüm ulaşımı tek plan altında topluyoruz.
Neleri planlıyoruz?
- Geliş ve dönüş: Uçuş listesine göre katılımcıların havalimanında karşılanması ve otellere dağıtılması
- Mekik servisler: Oteller ile kongre merkezi arasında saatli servis düzeni
- VIP konuklar: Konuşmacı, protokol ve sponsor misafirleri için ayrı VIP araç
- Sosyal program: Akşam yemeği, gezi ve gala ulaşımı
Çalışma şeklimiz
- Brifing: Katılımcı sayısı, uçuş ve otel listesi, program akışı bizimle paylaşılır.
- Ulaşım planı: Araç sayısı ve tipi, sefer saatleri ve karşılama noktaları belirlenir.
- Tek koordinatör: Etkinlik boyunca tüm şoförleri yöneten ve size anlık bilgi veren bir sorumlu atanır.
- Raporlama: Organizasyon sonunda hangi aracın hangi seferi yaptığını gösteren özet paylaşılır.
Araç seçenekleri
Toplu taşıma için
Mercedes Sprinter’lar katılımcı gruplarını otel ile salon arasında taşır. Kalabalık etkinliklerde birden fazla araç aynı saatte çalışır.
Protokol için
Premium sedan, VIP Vito ya da Ultra VIP Sprinter ile konuşmacı ve protokol konuklarına ayrı, bölmeli kabinli araç tahsis edilir.
Etkinlik bölgeleri
Adana ve Mersin’deki kongre merkezleri, otel toplantı salonları, üniversite kampüsleri ve fuar alanları için düzenli olarak transfer planlıyoruz. Katılımcılarınızın çoğu uçakla geliyorsa Çukurova Havalimanı şubemiz karşılama tarafını üstlenir; Adana ve Mersin şubelerimiz şehir içi servisleri yürütür.
Raporlama ve maliyet kontrolü
Organizasyon bütçesinde ulaşım kalemi çoğu zaman belirsiz kalır. Biz teklif aşamasında araç sayısını, sefer saatlerini ve bekleme sürelerini ayrıntılı olarak yazarız. Etkinlik sonrasında gerçekleşen seferleri plana göre karşılaştıran bir özet paylaşırız. Böylece hangi kalemin ne kadar tuttuğunu görür, bir sonraki etkinliğiniz için daha doğru bir ulaşım bütçesi hazırlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ne kadar önceden haber vermeliyiz?
Büyük organizasyonlar için araç ve şoför planlamasının en az iki üç hafta önceden başlaması önerilir. Küçük toplantılarda birkaç gün yeterli olabilir.
Katılımcı listesi değişirse ne olur?
Liste değişikliklerini koordinatörünüze iletmeniz yeterli. Uçuş ve otel güncellemelerine göre sefer planı yeniden düzenlenir.
Araçlara organizasyon logosu konabilir mi?
Karşılama tabelalarında ve araç içi yönlendirmelerde etkinlik logonuzu kullanabiliriz. Araç dış giydirmesi için ayrıca planlama gerekir.
Etkinliğiniz için ulaşım planı ve teklif istemek üzere bize ulaşın.